ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОМФОРТА

Курс «Организация праздников и мероприятий»

Вводный текст к лонгриду при его наличии.Вводный текст к лонгриду при его наличии.Вводный текст к лонгриду при его наличии.Вводный текст к лонгриду при его наличии.Вводный текст к лонгриду при его наличии.Вводный текст к лонгриду при его наличии.Вводный текст к лонгриду при его наличии.Вводный текст к лонгриду при его наличии.Вводный текст к лонгриду при его наличии.Вводный текст к лонгриду при его наличии.
Питание и напитки
Как понять, сколько и какой нужно еды, и напитков. Для гостей, участников и организаторов.
Современные способы учета численности моржей включают целый набор методов, которые ученые используют в зависимости от района и условий наблюдений.
  • формат и концепцию мероприятия, ведь еда и напитки тоже могут быть тематическими и входить в концепцию
  • время года, многая еда сезонная, также в жаркую погоду многие закуски и десерты быстро приходят в негодность
  • удобство употребления пищи, будут ли столы, стулья, какая будет подача, посуда, сервировка
  • посуда и сервировка. Если это одноразовая посуда — предусмотрите, что горячие напитки наливаются в предназначенные для этого стаканы. Если фуршет — что посуда облегчённая, ведь гости держат её навесу. Если мероприятие тематическое — посуду и сервировку можно выбрать соответствующую.
  • время на приём пищи. Это так же немаловажный аспект, если, например, делать кофе-брейк на мероприятии, важно учесть, чтобы все за время перерыва успели и получить еду и напитки и съесть их без суматохи
  • особенности питания гостей. Часто бывает, что определённая ЦА не ест какой-либо продукт, или ожидает увидеть на фестивале определённые продукты. Так, например нужно предусмотреть вегетарианские варианты питания на мероприятии посвящённом Йоге и детский стол на семейном мероприятии.
  • количество людей и продолжительность мероприятия
Подпись к фотографии
Для подсчёта необходимости еды на торжество, фуршет или другое событие, где еда включена в посещение события, существуют специальные калькуляторы, просчитывающие количество еды и напитков. Вот пример одного из них, здесь можно бесплатно сделать три расчёта.
Что касается фестивалей, то тут обычно, уточняется у площадки, какие возможности можно предоставить для размещения точек с едой. Можно ли вообще размещать торговые точки с едой и напитками, где они могут стоять, где лучше вентиляция, где есть обычные и силовые розетки, какую максимальную нагрузку можно на них давать одновременно, будет ли уборка от площадки в зонах для питания и так далее. Иногда площадки просят дополнительную оплату за размещение точек с питанием, этот момент нужно также уточнить.
Далее нужно сформировать предложение — что мы можем предоставить едальне — наш райдер, который мы составили с площадкой, плюс, возможно что-то от себя, как минимум мы присылаем ожидаемое количество гостей, участников, а также информацию по участию других точек питания и условия участия.
Обычно фестивали берут фиксированную сумму с едален, некоторые берут % или договариваются на то, чтобы кафе-участник покормило волонтёров или артистов. Моя коллега размещала у себя на фестивале кафе, на условии, что кафе выдаст каждому гостю по одному напитку, входящему в стоимость билета.
Обычно, точки с едой продают на фестивалях общедоступные и понятные типы пищи: пиццы, бургеры, воки, поэтому гости могут сами решить, что и в каком месте они съедят. Я рекомендую предусмотреть столики для приёма пищи рядом с точками питания, в противном случае посетителям будет некомфортно.
Участники события: волонтёры, артисты, спикеры и т. д. также захотят покушать на мероприятии, предусмотрите их питание. Волонтёров всегда кормят бесплатно, на многих мероприятиях волонтёрам закупают готовые обеды. А вот для остальных — либо договоритесь о скидках с точками питания, либо закупите для них перекусы.
Event |ɪˈvent| от англ. — «событие». Это заранее подготовленное мероприятие, событие или праздник.
Зона отдыха
Почти на любых мероприятиях – от домашних праздников до массовых мероприятий предусматривается зона отдыха.

Если праздник дома – это могут быть посиделки на кухне, в отдельной комнате, загородом или в ресторане – тихое место на террасе или в зоне барбекю.

Что касается больших мероприятий – тут есть большое разнообразие различных релакс - лаундж-зон, чилаутов и тд.
На литературных мероприятиях команды level, мы, обычно, совмещаем зону отдыха с зоной приёма пищи, лекторием или зоной тихих настольных игр. Узнать больше про форматы и вдохновиться идеями для организации зоны отдыха можно в статье.
Чистота и уборка
Это один из пунктов, которые гости не замечают, когда всё идёт хорошо и жалуются, когда что-то пошло не так.
Для любого мероприятия заранее планируйте уборку – от мытья посуды, выноса мусора из залов, гримёрок, уборных и подсобок до вывоза или выноса в конце дня.
Договоритесь с площадкой о том, что вам предоставят чистое помещение. Пропишите в договоре, что будет, если они предоставят грязное – такие кейсы бывали уже у многих организаторов.
Для любого типа мероприятий составьте чек лист мест для уборки во время мероприятия:
  • 1
    заранее уточните, будет ли на мероприятии работать уборщики от помещения, возьмите контакт ответственного, если будет. Также уточните, нужно ли дополнительно оплачивать уборку после мероприятия и если да, то в каких случаях
  • 2
    кто отвечает за чистоту от вас, как организатора? Определите конкретного человека, свяжите с контактом площадки, проинструктируйте обоих
  • 3
    предусмотрите мусорное ведро в каждом помещении. Размещайте их у дверей, а также самые большие урны у точек с едой
  • 4
    в зонах, где люди едят, а также в творческих – рукодельных зонах часто скапливается мусор. Также мы всегда ставим отдельного ответственного, который следит за чистотой в гримёрных комнатах. Во всех этих и схожих зонах необходимо проверять, что уборка идёт по плану
  • 5
    зимой и в дождливые сезоны обязательно предусмотрите коврики для вытирания ног, в тч сменные, а также регулярное протирания образующийся жижи при входе. В противном случае, весь ближайший пол будет не в лучшем состоянии
  • 6
    контролируйте заполнение урн, вовремя выносите их. Желательно выносить мусор через чёрный вход, если он есть, или предусмотреть для мусора отдельное помещение или контейнер, где он будет накапливаться во время мероприятия
  • 7
    если на мероприятии много пластиковой посуды – можете предусмотреть раздельный сбор мусора, возможно, среди вашего окружения найдутся эко-активисты, которые помогут с реализацией раздельного сбора и сдачи
  • 8
    если понимаете, что мусор невозможно выбросить своими силами – заранее наймите машину для вывоза мусора после мероприятия
Для больших мероприятий организаторы нанимают клининг-службы и договариваются о нём, обсуждая все детали за месяцы или несколько недель до мероприятия. Мы, на своих мероприятиях, обходимся клининг-службой площадки, а также помощью наших незабвенных волонтёров, которые помогают поддерживать площадку чистой.
На локальных мероприятиях вполне можно обойтись своими силами, если заранее спланировать, как будет поддерживаться чистота.
Подготовка материалов
Презентации, раздаточный материал, мерч: комфортно, просто и бюджетно. Как оставить память о мероприятии у гостей, что не забыть.
Большой дискомфорт на мероприятии может привнести отсутствие навигации.
Встречая гостей радушная хозяйка всегда покажет – где вымыть руки, какое полотенце для рук, где уборная, куда присесть, чтобы отдохнуть после дороги, где место для перекура и так далее.
Тот же принцип работает и на больших мероприятиях. Гостю неловко задавать вопросы, поэтому лучше заранее повесить указатели, где находятся все точки мероприятия, которые могут быть нужны гостю, а также можно сделать карту мероприятия.
Проверьте, что вы сами и встречающие точно знают, куда направить гостя, если у него возникнут вопросы по нахождению локаций.
Для проведения онлайн-мероприятий могут использоваться процессы, схожие с офлайн-подготовкой. Однако у таких мероприятий есть свои подводные камни.

Для тех, кто собирается провести онлайн-мероприятие, рекомендую максимально развернутый чек-лист от Наталии Франкель, основательницы «Ивентологии», а также гайд, опубликованный в блоге билетного оператора QTickets.
Люди проводили онлайн-корпоративы, высылая работникам подарочные наборы и заказывая индивидуальные наборы еды; онлайн-обучение, которым уже никого не удивишь (вы ведь здесь); онлайн-фестивали и концерты; онлайн-мастер-классы, аукционы и флешмобы.

Исключением являются разве что спортивные состязания, но во времена локдауна был организован виртуальный турнир по шахматам с вполне реальным призовым фондом в 250 тыс. долларов, а Континентальная хоккейная лига и теннисный турнир серии «Большой шлем» организовали онлайн-соревнования, где победителей определяли болельщики.
Удобно организуйте входную группу. Речь здесь не только про украшения и декор, а в первую очередь, об удобном входе и размещении вещей гостя.

Уберите всю лишнюю одежду и обувь из прихожей или коридора, если они есть. Вещи организаторов лучше оставлять в гримёрной или подсобке.

Подготовьте тапочки, если они нужны, а также санитайзеры, ложки для обуви и, конечно, достаточное количество вешалок и плечиков для них. Учитывайте то, что зимой одежда тяжелее, чем летом, и не все рейлинги подойдут для размещения зимней одежды.
Заранее подготовьте материалы, которые хотите раздать участникам. Это могут быть приятные бонусы – вкусности, открытка, промо-набор или программа мероприятия. Раздаточный материал удобно выдавать при входе или на регистрации, но абсолютно неудобно при выходе. На выступлениях часто есть отдельный столик, где можно получить программку и купить мерч. На свадьбах иногда кладут подарочек для гостя прямо на его место за столом. Иногда похожий приём используют на выступлениях, располагая раздаточные материалы прямо на сиденье.
Event |ɪˈvent| от англ. — «событие». Это заранее подготовленное мероприятие, событие или праздник.
Мнение эксперта
Назад
Вперед
Вперед
Организация праздников и мероприятий
Онлайн-курс о том, как устроить запоминающееся событие.
  • Что вы получите

    • 10 лонгридов с вертикальными видео и дополнительными материалами
    • Авторская подача: просто, понятно и с юмором
    • Свободное расписание: нет дедлайнов и сроков сдачи заданий
    • Все материалы доступны сразу, можно начать обучение в удобное время
    • Интерактивные задания после каждого урока
    • Профессиональное видео и современная графика
    • Быстрая связь с техподдержкой
    • Сертификат о прохождении курса
  • Зачем

    • Прокачать организаторские навыки
    • Получить готовый алгоритм действий для последовательной и комфортной подготовки к празднику
    • Вдохновиться и проявить творческий подход
    • Порадовать семью и друзей
Запишитесь на курс, чтобы получить оповещение о старте. Обучение бесплатное
В оформлении страницы использованы изображения www.freepik.com
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта