10. Что делать после мероприятия
Курс «Организация праздников и мероприятий»
Когда мероприятие закончилось, кажется, что все уже позади: площадка убрана, гости разошлись. Можно выдохнуть и забыть обо всем. Это ощущение обманчиво. Для настоящего профессионала конец мероприятия наступает не когда выключили свет, а когда обработаны итоги, сделаны выводы, команда восстановилась.
В этом лонгриде — пошаговый разбор того, что стоит сделать сразу после события: конкретные действия, которые помогут развиваться, сохранить команду и провести следующее мероприятие еще лучше.
Благодарности
Первым делом после мероприятия нужно разослать благодарности. Те, кто участвовал, должны знать, что вы это цените. Это важно и для отношений, и для имиджа проекта.
Форматы:
- Отдельные посты по категориям участников
- Один общий пост, если времени мало
- Индивидуальные письма ключевым партнерам
Если не сказать «спасибо» вовремя, вы можете испортить отношения, которые формировались месяцами.
Пост с благодарностями организаторам аниме-фестиваля GRAND LINE от команды level
Обратная связь
Отзывы — это эмоции. Обратная связь — главный источник идей для улучшения работы. Соберите ее как можно раньше, в течение первых дней после мероприятия. Иначе будет поздно!
Подготовьте форму заранее: разместите на мероприятии QR-код или ссылку на событие, дайте доступ через чат, рассылку, личные сообщения. Чем проще форма, тем больше ответов.
Что нужно узнать:
- Что сработало
- Что не понравилось
- Чего не хватило
- Предложения на будущее
Важно различать два вида обратной связи:
Эмоциональные отзывы: «было классно», «спасибо за атмосферу»
Структурированная обратная связь: что понравилось, что не сработало, чего не хватило
Нужны оба. Первый помогает понять, какие эмоции оставило мероприятие. Второй — что можно сделать лучше в будущем.
Публикация итогов
Публикуйте итоги, даже если кажется, что «и так все понятно». Это знак уважения к участникам и команде. Кроме того, это материал для портфолио и доказательство эффективности.
Что опубликовать:
- Фото- и видеоотчеты
- Итоги розыгрышей и конкурсов
- Количественные метрики: сколько было участников, просмотров, репостов
- Подборки отзывов
- Благодарности в публичном формате
Фотографии лучше заранее согласовать с фотографом: сроки, стилистику, количество. Удобно иметь подготовленную фотозону или брендирование.
Потерянные и забытые вещи
На мероприятии всегда что-то забывают. Организатор должен это учитывать.
Создайте коробку или место сбора забытых вещей. Заранее договоритесь с площадкой, как долго их можно будет хранить. Оптимальный срок — 2−4 недели.
Сфотографируйте все найденное и опубликуйте в отдельном альбоме с инструкцией, как забрать. Назначьте ответственного — одного человека, который будет заниматься возвратом.
Если вещь не забрали в срок, утилизируйте.
Внутренний отчет
Отчет — это не документ для галочки. Это способ понять, что сработало, а что нет. Он помогает зафиксировать ошибки и найти решения, которые стоит повторить.
Соберите в отчете:
- Цели мероприятия и степень их достижения
- Ключевые события и сбои
- Выводы по логистике, партнерам, команде
- Результат обратной связи
- Аналитику по соцсетям и рекламе
- Предложения для будущих мероприятий
Когда проведете мероприятие, воспользуйтесь этим шаблоном внутренней отчетности.
Архив
Сохраните все материалы:
- Сценарии
- Презентации
- Калькуляции
- Контактные базы
- Фото, видео и документы
- Реквизит
Удобно использовать облачные папки или платформы. Важно, чтобы к архиву имели доступ люди, которые будут готовить следующие мероприятия. А реквизит можно оставить себе.
Отдых
Дайте отдохнуть себе и команде, организуйте корпоратив, сходите в кафе, на квест или в кино. Вам всем нужно поделиться эмоциями и пообщаться вживую, без спешки и дедлайнов. Так вы сможете поддержать здоровую атмосферу в коллективе.
На такие посиделки можно приглашать особо вовлеченных волонтеров, так как они могут в будущем стать частью вашей команды.
«Не забудьте про командное фото! Оно пойдет в отчетный пост. А еще будет радовать, особенно тех, кто продолжит с вами работу в дальнейшем. Представьте, что ваша команда организаторов делает свое десятое фото, интересно ведь посмотреть, как вы изменились!»
Елизавета Шелковникова,
автор курса
И наше главное мероприятие — этот курс — подошло к концу. Спасибо вам, друзья, что были с нами! Теперь — отдыхать! Только не забудьте оставить отзыв (нам тоже нужен внутренний отчет)!
Дополнительные материалы:
1. Eventologia, гайд «Как собрать обратную связь после события
Какие вопросы задавать участникам после мероприятия, чтобы не получить «все понравилось», а узнать правду.
Какие вопросы задавать участникам после мероприятия, чтобы не получить «все понравилось», а узнать правду.
Организация праздников и мероприятий
Онлайн-курс о том, как устроить запоминающееся событие.
-
Что вы получите
- 10 лонгридов с вертикальными видео и дополнительными материалами
- Авторская подача: просто, понятно и с юмором
- Свободное расписание: нет дедлайнов и сроков сдачи заданий
- Все материалы доступны сразу, можно начать обучение в удобное время
- Интерактивные задания после каждого урока
- Профессиональное видео и современная графика
- Быстрая связь с техподдержкой
- Сертификат о прохождении курса
-
Зачем
- Прокачать организаторские навыки
- Получить готовый алгоритм действий для последовательной и комфортной подготовки к празднику
- Вдохновиться и проявить творческий подход
- Порадовать семью и друзей
Запишитесь на курс, чтобы общаться в чате, выполнять задания и получить сертификат. Это бесплатно
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта