9. Три, два, один — мероприятие начинается!
Курс «Организация праздников и мероприятий»
До начала остаются считанные часы. Площадка почти готова, но именно сейчас важно не расслабляться. Нужно убедиться, что волонтеры знают свои задачи, сцена работает без сбоев, а фотозоны выглядят аккуратно и безопасно.
Проверяем ключевые локации
Перед запуском мероприятия важно пройтись по всем ключевым точкам: сцене, зонам оформления, фотозонам. Все должно быть на своих местах, работать без сбоев и выглядеть аккуратно. Кураторы сцены и монтажа отвечают за то, чтобы каждая деталь была готова к приходу гостей.
Сцена и техника
На сцене важна четкая координация. Все специалисты — на местах, оборудование работает, ведущие готовы, а у волонтеров есть нужный реквизит. Программа выступлений распечатана и доступна там, где она нужна. Если что-то идет не по плану, есть запасной интерактив.
Монтаж и оформление
Зоны и декорации устанавливаются по заранее продуманной схеме. Они не должны мешать проходам, занимать аварийные выходы или появляться там, где их не ждали. У каждой зоны есть свой ответственный и команда. После установки все лишнее убирается, на площадке должен остаться только готовый результат.
Настраиваем волонтеров
Заранее проведите инструктаж с волонтерами и повторите с ними все перед мероприятием. Нужно рассказать: где выходы, куда звонить и что делать при пожаре, травме или потере сознания. Объяснить, как устроена площадка, какие есть правила и за что отвечает конкретный человек.
Заранее назначьте ответственного и дайте ему задание прописать список дел для помощников. Волонтеры должны ознакомиться со своими задачами за несколько дней до начала мероприятия, чтобы успеть задать вопросы и получить на них ответы.
Елизавета Шелковникова,
автор курса
Главное правило — волонтер не герой. Никто не обязан терпеть плохое самочувствие. Если стало совсем плохо, можно отказаться от участия. Главное — сказать об этом куратору.
Форс-мажоры
Форс-мажоры случаются всегда не вовремя. Что-то сломалось, кто-то не пришел, свет отключился — классика. Бывают две ситуации.
Первая — вообще ничего не сделать. Например, началась буря, или всех отправили по домам. Тут главное не паниковать. Просто отменяете мероприятие, извиняетесь перед людьми и переносите на другой день.
Вторая — можно спасти. Ведущий заболел? Декорации не готовы? Кто-то потерял флешку с музыкой? Такое бывает. И вот тут пригодится запасной план.
Для этого у вас, как у хорошего организатора, должна быть вся информация по мероприятию. Не обязательно знать ее наизусть, но нужно иметь доступ ко всем файлам, материалам, договорам и контактам.
Что бы ни случилось в день мероприятия, помните: все зависит от настроя. Даже если что-то пойдет не по плану, атмосфера праздника рождается не из идеального тайминга, а из тепла, поддержки и желания сделать классно. Улыбнитесь, выдохните и верьте: у вас получится. Тогда и вся команда в это поверит.
Первая — вообще ничего не сделать. Например, началась буря, или всех отправили по домам. Тут главное не паниковать. Просто отменяете мероприятие, извиняетесь перед людьми и переносите на другой день.
Вторая — можно спасти. Ведущий заболел? Декорации не готовы? Кто-то потерял флешку с музыкой? Такое бывает. И вот тут пригодится запасной план.
Для этого у вас, как у хорошего организатора, должна быть вся информация по мероприятию. Не обязательно знать ее наизусть, но нужно иметь доступ ко всем файлам, материалам, договорам и контактам.
Что бы ни случилось в день мероприятия, помните: все зависит от настроя. Даже если что-то пойдет не по плану, атмосфера праздника рождается не из идеального тайминга, а из тепла, поддержки и желания сделать классно. Улыбнитесь, выдохните и верьте: у вас получится. Тогда и вся команда в это поверит.
Организация праздников и мероприятий
Онлайн-курс о том, как устроить запоминающееся событие.
-
Что вы получите
- 10 лонгридов с вертикальными видео и дополнительными материалами
- Авторская подача: просто, понятно и с юмором
- Свободное расписание: нет дедлайнов и сроков сдачи заданий
- Все материалы доступны сразу, можно начать обучение в удобное время
- Интерактивные задания после каждого урока
- Профессиональное видео и современная графика
- Быстрая связь с техподдержкой
- Сертификат о прохождении курса
-
Зачем
- Прокачать организаторские навыки
- Получить готовый алгоритм действий для последовательной и комфортной подготовки к празднику
- Вдохновиться и проявить творческий подход
- Порадовать семью и друзей
Запишитесь на курс, чтобы получить оповещение о старте. Обучение бесплатное
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта