8. Комфорт для всех и во всем: питание, пространство, материалы
Курс «Организация праздников и мероприятий»
Комфорт — это когда человек не отвлекается на неудобства. Он не голоден, не сбит с толку, не ищет туалет. Его ничего не тревожит, и он может спокойно участвовать в мероприятии. Задача организатора — сделать так, чтобы каждому гостю было удобно с самого начала.
Голодный гость — это не самый счастливый гость
Если гость голоден или не может найти воду, он начнет испытывать раздражение. Это влияет на впечатление от всего мероприятия.
1. Определите состав аудитории
- кто будет: подростки, взрослые, родители с детьми?
- есть ли среди них вегетарианцы, постящиеся, аллергики?
2. Подберите формат питания
- лекция на час — вода и легкий перекус (печенье, фрукты)
- праздник на 3+ часа — фуршет, шведский стол, фуд-корт
- уличное событие — палатки с едой, кулеры с водой
3. Устройте отдельную зону, где можно поесть
- небольшие столики или скамейки
- салфетки и мусорные урны поблизости
- табличка «Зона перекуса», чтобы не спрашивали
Чтобы не прогадать с количеством еды, воспользуйтесь следующей формулой.
Формула расчета объема еды
Количество порций = (количество гостей x 1 порция) + 10−15% запаса
Количество порций = (количество гостей x 1 порция) + 10−15% запаса
Счастливые гости с едой и напитками. Из архива фотографа Елизаветы Сытиковой
Пространство: четко покажите, что где находится
Когда человек не понимает, куда идти, он теряется, нервничает и отвлекается от события.
Что делать:
1. Разметьте зоны заранее
Обязательно выделите:
Обязательно выделите:
- вход и регистрацию
- туалет
- место для еды
- зону отдыха
- основную площадку (сцена, мастер-классы и т. д.)
2. Сделайте навигацию понятной
- плакаты со стрелками («Туалет →», «Сцена — прямо»)
- карта у входа
- цветовые метки (например, зеленый — отдых, желтый — еда)
3. Учтите доступность
- проходы шириной не менее 90 см
- безопасные ступеньки и поручни
- если есть гости с инвалидностью, то предусмотрите пандусы, доступный туалет
Чистота: кто-то должен за нее отвечать
Почему это важно?
Грязь и беспорядок портят любое мероприятие, даже если все остальное сделано хорошо. Это первый повод для жалоб.
Что делать:
1. Назначьте ответственных
- один человек (или группа) отвечает за чистоту в каждой зоне
- у ответственных за уборку них есть тряпки, салфетки, запасные мешки
2. Запланируйте уборку
- до начала мероприятия
- во время мероприятия (например, каждые 40 минут)
- после завершения мероприятия
3. Расставьте урны правильно (лучше использовать урны с крышками)
- возле входа
- возле мест с едой
- в местах скопления людей
Информация: скажите гостям, что и когда происходит
Если человек не знает, во сколько начинается мастер-класс или кто из волонтеров может помочь, он чувствует себя лишним.
Что делать
1. Подготовьте программу
- повесьте плакат с расписанием у входа
- сделайте QR-код со ссылкой на полную программу
- покажите время, место и название каждого блока
2. Выдайте бейджи организаторам
- цветные и с надписями: «Волонтер», «Организатор», «Модератор»
- имя и роль напишите крупно и понятно
- сделайте их в одном стиле, чтобы отличались от гостей
3. Сделайте простые таблички
- «Регистрация», «Зона отдыха», «Еда», «Первая помощь»
- используйте бумагу А4, крупный размер шрифта (не менее 40 пт)
- закрепите таблички на видимой высоте (около 150 см)
Дополнительно подготовьте мини-сувениры. Это может быть любая небольшая приятность: блокнот, значок, наклейка. Такие вещи запоминаются и показывают, что организаторы продумали все до мелочей.
Потренируемся?
Вы организатор школьного фестиваля. У вас есть 4 дня на подготовку, 80 гостей и команда из 5 волонтеров. От ваших решений зависит, будет ли людям удобно, все ли всё найдут, останется ли зал чистым. Готовы?
Сколько порций еды нужно закупить для 80 гостей?
(учитывай запас)
(учитывай запас)
80 гостей × 1 порция + 10 % запаса = 88 порций.
80 гостей × 1 порция + 10 % запаса = 88 порций.
80 гостей × 1 порция + 10 % запаса = 88 порций.
80 гостей × 1 порция + 10 % запаса = 88 порций.
Где вы разместите урны? Выберите все подходящие варианты:
Почему: урны должны быть в местах, где реально появляется мусор.
Почему: урны должны быть в местах, где реально появляется мусор.
Как сделать программу доступной для всех?
Почему: визуальный доступ + онлайн-доступ = удобно и на месте, и с телефона.
Ты узнал три опоры: еда с запасом, урны рядом с точками мусора, программа на плакате и по QR. Возьмите это за основу и попробуйте снова.
Хорошая работа! Один ответ подвел, вспомним формулу: еда = гости x 1 + 10−15%. Урны — у еды, туалетов, активностей. Программа — на плакате и по QR. Еще шаг — и будет отлично.
Блестяще! Ты учел формулу порций, урны поставил в нужные места и подготовил программу!
Дополнительные материалы:
1. Чек-лист о комфорте. Проверьте себя перед мероприятием
Организация праздников и мероприятий
Онлайн-курс о том, как устроить запоминающееся событие.
-
Что вы получите
- 10 лонгридов с вертикальными видео и дополнительными материалами
- Авторская подача: просто, понятно и с юмором
- Свободное расписание: нет дедлайнов и сроков сдачи заданий
- Все материалы доступны сразу, можно начать обучение в удобное время
- Интерактивные задания после каждого урока
- Профессиональное видео и современная графика
- Быстрая связь с техподдержкой
- Сертификат о прохождении курса
-
Зачем
- Прокачать организаторские навыки
- Получить готовый алгоритм действий для последовательной и комфортной подготовки к празднику
- Вдохновиться и проявить творческий подход
- Порадовать семью и друзей
Запишитесь на курс, чтобы получить оповещение о старте. Обучение бесплатное
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта