Личный кабинет

8. Полезные чек-листы для вашего мероприятия

Курс «Организация праздников и мероприятий»

Эта статья поможет вам проверить свою готовность. Изучите все пункты заранее, затем пройдитесь по ним за несколько дней до проведения мероприятия и до начала самого праздника.
Для успешной и слаженной работы в день проведения события используйте чек-листы. Начните составлять их как можно раньше, чтобы в день мероприятия спокойно отмечать выполненные пункты. Вы можете написать свои чек-листы, чтобы вам было легче, здесь будут примеры от меня.
А эта статья поможет вам настроить команду на успех в день мероприятия.
Чек-лист площадки
Что необходимо проверить на площадке:
  • 1
    Зоны расположены согласно карте
  • 2
    Ответственные кураторы и их команды заняли свои места
  • 3
    Ответственные кураторы и их команды знают свои обязанности и расписание, а также тайминг фестиваля и расположение основных зон
  • 4
    Все прошли инструктажи
  • 5
    Участники группы и волонтеры знают, к кому и по какому вопросу обращаться в случае экстренных или непредвиденных ситуаций
  • 6
    Команды проверили, что все, за кого они отвечают, прибыли на место или отметились о готовности
    Волонтеры, артисты сцены, спикеры, лекторы, участники «Торговой Гильдии», спонсоры и партнеры, косплееры, фотографы, видеографы, операторы трансляции, охранники, гардеробщики, клининг и другой нанятый персонал.
  • 7
    Оплата выставленных счетов произведена в срок
  • 8
    Участники, спонсоры и другие оплатили наши счета
Команде отдельно нужно проверить наличие необходимого им реквизита, а также готовность и работоспособность оборудования:

  • Техническая карта мероприятия отправлена и распечатана для всех, кому это нужно

  • Мебель в нужной комплектации и расставлена правильно

  • Все необходимые подключения работают, розетки и удлинители исправны

  • Навигация есть и размещена корректно
  • Опубликованы маршруты, как дойти до мероприятия. Опубликован и размещен на площадке план с отметками обо всех активностях, их расписание

  • Еда, вода, посуда в гримерках, организаторской и волонтерской

  • Расходные материалы в уборных
  • В наличии весь необходимый реквизит и расходные материалы для интерактивов и зон: сцена, вход, квест, мастер-классы, конкурс скетчей, розыгрыши, лотереи и т. д. Отдельный список реквизита проверяет ответственный куратор по своей зоне
  • В организаторской и/или волонтерской есть набор с нужными мелочами. Список мелочей можно посмотреть в статье

  • Все зоны мероприятия чистые
  • Произведена фото- и видеофиксация помещения. Отдельно запечатлены изъяны, недостатки и поломки. Это нужно на случай, если владелец площадки скажет, что ущерб нанесли вы или ваши гости
Чек-лист входной группы
Ответственный за входную группу проверяет все по своему списку:
  • 1
    Волонтеры входа прошли общий инструктаж для всех волонтеров
  • 2
    Волонтеры и работники входа познакомились с куратором входной группы
  • 3
    Волонтеры входа прошли инструктаж по действиям на входной группе. Они знают, как проверять билеты и общаться с посетителями, кому и какую отметку ставить, где находятся ключевые точки мероприятия, как систематизировать и ликвидировать очереди, кого уведомлять в случае спорных вопросов и т. д.
  • 4
    Списки на вход поданы и распечатаны от всех команд, гости и участники разделены по разным категориям, фамилии расположены по алфавиту, комментарии понятны, есть место для отметок о входе (это списки, по которым входят участники и приглашенные без билета)
  • 5
    Входная навигация: над каждым столом для регистрации или контроля билета участника вист вывеска о том, какую категорию проверяют за столом
  • 6
    Наличие бейджей согласно списку со всеми крепежными элементами
  • 7
    Наличие за столом регистрации необходимых канцелярских принадлежностей
  • 8
    Наличие бейджей или браслетов для персонала площадки
  • 9
    Наличие и полнота раздаточного материала, который выдается на входе. Он заранее подготовлен, упакован
  • 10
    Все контролеры внесены в приложение для контроля билетов или им выдан специальный сканер билетов
Хорошая статья по регистрации участников есть у Наталии Франкель.
Чек-лист монтажа
Куратор монтажа и декораций проверяет по списку подготовку, установку и корректный монтаж зон, декора, оформления, фотозон:

  • Все зоны расположены согласно карте помещения, не перекрывают пути эвакуации
  • На каждую зону декора назначен свой ответственный, у которого есть список необходимого реквизита и инструментов, эскиз и/или чертеж; собрана, проинструктирована и готова к работе его команда монтажа. После монтажа все инструменты, расходные материалы, лишние детали убираются на место, в подсобные помещения

  • Все ткани, используемые в декоре, и скатерти отглажены

  • В фотозонах достаточно света
  • Все подключения к электросетям организованы безопасно, нагрузка на одну розетку не превышает 3 кВт (или другую нагрузку, заявленную для конкретной розетки)
  • Все лишние детали, такие как проводка, удлинители, системные механизмы, замаскированы, убраны, не мешают движению людей

  • Зоны соответствуют заявленным по размерам и оформлению
  • Фотограф, ответственный за фотофиксацию декора, сделал фото всех декоративных зон, фотозоны и элементы оформления до прихода гостей
Чек-лист сцены
Этот чек-лист проверяет куратор сцены, куратор косплея и их команды:
  • 1
    Наличие и работоспособность звукового и светового оборудования, экранов и пр.
  • 2
    Звукорежиссер, светорежиссер, техник сцены на месте, проинструктированы, готовы к работе
  • 3
    Волонтеры сцены прошли общий инструктаж и личный инструктаж по своим обязанностям, знают, где находится необходимый для выступающих реквизит (столы, стулья, стойки для микрофонов, вода, совок со шваброй, тряпка и т. д.)
  • 4
    Ведущие и артисты на месте или отметились, проинструктированы, готовы к работе
  • 5
    Программа сценических и конкурсных выступлений распечатана, повешена за сценой, в гримерках, а также выдана куратору и волонтерам сцены
  • 6
    Для ведущих распечатан сценарий с программой мероприятия и выданы планшеты с крепежом
  • 7
    На случай задержки или отмены какого-то выступления у ведущих подготовлен интерактив
  • 8
    Подготовлены и переданы персоналу все «минусовки», видео, заставки, светосценарии, презентации и т. д.
Чек-лист волонтеров
Этот список проверяет куратор волонтеров и его команда:
  • Волонтеров достаточное количество, они подтвердили свое участие за неделю до мероприятия и накануне мероприятия

  • Волонтеры знают куратора волонтеров и руководящий состав

  • Волонтеры знают, кто в какой зоне стоит, ответственного за зону, свое расписание
  • Для волонтеров приготовлены: еда/перекусы, вода, напитки, униформа или отличительные символы, благодарственные грамоты, официальные благодарности по запросу, подарочные наборы
  • Волонтеры прошли общий инструктаж: по технике безопасности, по охране труда, по пожарный безопасности, по оказанию первой медпомощи; знают номера чрезвычайных служб

  • Волонтеры уведомлены обо всех правилах фестиваля
  • Безопасно относятся к своему здоровью:

    • следят за состоянием своего самочувствия, в случае ухудшения ставят в известность куратора и обращаются за медицинской помощью
    • одеваются в соответствии с сезоном и погодными условиями, при необходимости используют солнцезащитные средства, средства профилактики обморожений, средства защиты от насекомых. Если одежда нарядная, она не должна мешать выполнению обязанностей волонтера
    • соблюдают режим труда и отдыха
    • при наличии хронических заболеваний информируют куратора и имеют при себе необходимые лекарственные средства и средства реабилитации
    • в случае возникновения острого заболевания до или после начала мероприятия, препятствующего выполнению задач, отказываются от дальнейшего участия в мероприятии, о чем сразу информируют куратора
Чек-лист прессы
Куратор прессы проверяет, насколько фотографы, видеографы, СМИ, операторы трансляции готовы к мероприятию:
  • 1
    Фотографы, видеографы, СМИ, операторы трансляции на месте, проинструктированы, готовы к работе
  • 2
    Им показаны места для работы, отдыха, приема пищи
  • 3
    Они знают куратора и его номер телефона
  • 4
    Они получили на входе бейджи и приветственные наборы
  • 5
    Они прошли общий и личный инструктажи по своим обязанностям, знают своих волонтеров/помощников, провели с ними инструктаж
  • 6
    Зоны их ответственности и расписание распечатаны и висят в зоне, где они могут оставить свои вещи, а также выдано им или доступно онлайн
  • 7
    Проверено наличие и работоспособность оборудования
Чек-лист окончания события
Что нужно сделать в конце мероприятия, чтобы не испортить никому впечатление:

  • Вручите все подарки, призы, объявите результаты розыгрышей
  • Поблагодарите со сцены или лично всех участников события, ключевых спонсоров, артистов и ведущих. Не забудьте отдельно упомянуть тех, кто трудился над мероприятием: участников команды, волонтеров, художников, представителей площадки, фотографов и т. д.

  • Сделайте общее командное фото, а также командное фото волонтеров

  • Проверьте, что все гости покинули площадку
  • Подготовьте арендованное оборудование к сдаче, сдайте его и получите акт об отсутствии претензий
  • Если была договоренность о вывозе крупногабаритного мусора, то заберите его или проконтролируйте, чтобы это сделала клининговая служба; если организовывали раздельный сбор мусора, то сдайте мусор согласно правилам

  • Обойдите площадку и проверьте, все ли вы забрали. Уберите развешенную навигацию
  • Если вы нашли потерянные вещи, сфотографируйте их и разместите информационное сообщение о найденном
Задание для самопроверки*
Используя представленные чек-листы, а также ваш личный опыт, составьте подобный и более конкретный чек-лист для празднования дня рождения у вас дома. Вы можете указать помещения, действия и предметы. Это упражнение поможет вам лучше ориентироваться в особенностях проведения конкретных мероприятий.

* Указанное задание не проверяется автором курса

Назад
Все уроки
Вперед
Организация праздников и мероприятий
Онлайн-курс о том, как устроить запоминающееся событие.

  • Что вы получите

    • 10 лонгридов с вертикальными видео и дополнительными материалами
    • Авторская подача: просто, понятно и с юмором
    • Свободное расписание: нет дедлайнов и сроков сдачи заданий
    • Все материалы доступны сразу, можно начать обучение в удобное время
    • Интерактивные задания после каждого урока
    • Профессиональное видео и современная графика
    • Быстрая связь с техподдержкой
    • Сертификат о прохождении курса

  • Зачем

    • Прокачать организаторские навыки
    • Получить готовый алгоритм действий для последовательной и комфортной подготовки к празднику
    • Вдохновиться и проявить творческий подход
    • Порадовать семью и друзей
Запишитесь на курс, чтобы получить оповещение о старте. Обучение бесплатное
Записаться
В оформлении страницы использованы изображения www.freepik.com
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта