Лекториум/ Каталог / Организация праздников и мероприятий

8. Полезные чек-листы для вашего мероприятия

Курс «Организация праздников и мероприятий»

Эта статья поможет вам проверить свою готовность. Лучше всего делать это за три дня до мероприятия.

Для успешной и слаженной работы в день проведения события используйте чек-листы. Начните составлять их как можно раньше, чтобы в день мероприятия спокойно отмечать выполненные пункты. Вы можете написать свои чек-листы, а можете ознакомиться с моими примерами.

Эта статья поможет вам настроить команду на успех в день мероприятия.

Чек-лист площадки

Что необходимо проверить на площадке:

1

Зоны расположены согласно карте
2

Ответственные кураторы и их команды заняли свои места
3

Ответственные кураторы и их команды знают свои обязанности и расписание, а также тайминг фестиваля и расположение основных зон
4

Все прошли инструктажи
5

Участники группы и волонтеры знают, к кому и по какому вопросу обращаться в случае экстренных или непредвиденных ситуаций
6

Команды проверили, что все, за кого они отвечают, прибыли на место или отметились о готовности
Волонтеры, артисты сцены, спикеры, лекторы, участники «Торговой Гильдии», спонсоры и партнеры, косплееры, фотографы, видеографы, операторы трансляции, охранники, гардеробщики, клининг и другой нанятый персонал.
7

Оплата выставленных счетов произведена в срок
8

Участники, спонсоры и другие оплатили наши счета

Команде отдельно нужно проверить наличие необходимого им реквизита, а также готовность и работоспособность оборудования:

Техническая карта мероприятия отправлена и распечатана для всех, кому это нужно
Мебель в нужной комплектации и расставлена правильно
Все необходимые подключения работают, розетки и удлинители исправны
Навигация есть и размещена корректно
Опубликованы маршруты, как дойти до мероприятия. Опубликован и размещен на площадке план с отметками обо всех активностях, их расписание
Еда, вода, посуда в гримерках, организаторской и волонтерской
Расходные материалы в уборных
В наличии весь необходимый реквизит и расходные материалы для интерактивов и зон: сцена, вход, квест, мастер-классы, конкурс скетчей, розыгрыши, лотереи и т. д. Отдельный список реквизита проверяет ответственный куратор по своей зоне
В организаторской и/или волонтерской есть набор с нужными мелочами. Список мелочей можно посмотреть в статье
Все зоны мероприятия чистые
Произведена фото- и видеофиксация помещения. Отдельно запечатлены изъяны, недостатки и поломки. Это нужно на случай, если владелец площадки скажет, что ущерб нанесли вы или ваши гости

Чек-лист входной группы

Ответственный за входную группу проверяет все по своему списку:

1

Волонтеры входа прошли общий инструктаж для всех волонтеров
2

Волонтеры и работники входа познакомились с куратором входной группы
3

Волонтеры входа прошли инструктаж по действиям на входной группе. Они знают, как проверять билеты и общаться с посетителями, кому и какую отметку ставить, где находятся ключевые точки мероприятия, как систематизировать и ликвидировать очереди, кого уведомлять в случае спорных вопросов и т. д.
4

Списки на вход поданы и распечатаны от всех команд, гости и участники разделены по разным категориям, фамилии расположены по алфавиту, комментарии понятны, есть место для отметок о входе (это списки, по которым входят участники и приглашенные без билета)
5

Входная навигация: над каждым столом для регистрации или контроля билета участника вист вывеска о том, какую категорию проверяют за столом
6

Наличие бейджей со всеми крепежными элементами
7

Наличие за столом регистрации необходимых канцелярских принадлежностей
8

Наличие бейджей или браслетов для персонала площадки
9

Наличие и полнота раздаточного материала, который выдается на входе. Он заранее подготовлен, упакован
10

Все контролеры внесены в приложение для контроля билетов или им выдан специальный сканер билетов

Хорошая статья по регистрации участников есть у Наталии Франкель.

Чек-лист монтажа

Куратор монтажа и декораций проверяет по списку подготовку, установку и корректный монтаж зон, декора, оформления, фотозон:

Все зоны расположены согласно карте помещения, не перекрывают пути эвакуации
На каждую зону декора назначен свой ответственный, у которого есть список необходимого реквизита и инструментов, эскиз и/или чертеж; собрана, проинструктирована и готова к работе его команда монтажа. После монтажа все инструменты, расходные материалы, лишние детали убираются на место, в подсобные помещения
Все ткани, используемые в декоре, и скатерти отглажены
В фотозонах достаточно света
Все подключения к электросетям организованы безопасно, нагрузка на одну розетку не превышает 3 кВт (или другую нагрузку, заявленную для конкретной розетки)
Все лишние детали, такие как проводка, удлинители, системные механизмы, замаскированы, убраны, не мешают движению людей
Зоны соответствуют заявленным по размерам и оформлению
Фотограф, ответственный за освещение декора, зафиксировал все декоративные зоны, фотозоны и элементы оформления до прихода гостей

Чек-лист сцены

Этот чек-лист проверяет куратор сцены, куратор косплея и их команды:

1

Наличие и работоспособность звукового и светового оборудования, экранов и пр.
2

Звукорежиссер, светорежиссер, техник сцены на месте, проинструктированы, готовы к работе
3

Волонтеры сцены прошли общий инструктаж и личный инструктаж по своим обязанностям, знают, где находится необходимый для выступающих реквизит (столы, стулья, стойки для микрофонов, вода, совок со шваброй, тряпка и т. д.)
4

Ведущие и артисты на месте или отметились, проинструктированы, готовы к работе
5

Программа сценических и конкурсных выступлений распечатана, повешена за сценой, в гримерках, а также выдана куратору и волонтерам сцены
6

Для ведущих распечатан сценарий с программой мероприятия и выданы планшеты с крепежом
7

На случай задержки или отмены какого-то выступления у ведущих подготовлен интерактив
8

Подготовлены и переданы персоналу все «минусовки», видео, заставки, светосценарии, презентации и т. д.

Чек-лист волонтеров

Этот список проверяет куратор волонтеров и его команда:

Волонтеров достаточное количество, они подтвердили свое участие за неделю до мероприятия и накануне мероприятия
Волонтеры знают куратора волонтеров и руководящий состав
Волонтеры знают, кто в какой зоне стоит, ответственного за зону, свое расписание
Для волонтеров приготовлены: еда/перекусы, вода, напитки, униформа или отличительные символы, благодарственные грамоты, официальные благодарности по запросу, подарочные наборы
Волонтеры прошли общий инструктаж: по технике безопасности (ТБ) (ссылку), по охране труда (ссылку), по пожарный безопасности (ПБ) (ссылку + в каждом помещении — индивидуально), по оказанию первой медпомощи (ссылку); знают номера чрезвычайных служб (ссылку)
Волонтеры уведомлены обо всех правилах фестиваля
Безопасно относятся к своему здоровью:
- следят за состоянием своего самочувствия, в случае ухудшения ставят в известность куратора и обращаются за медицинской помощью
- одеваются в соответствии с сезоном и погодными условиями, при необходимости используют солнцезащитные средства, средства профилактики обморожений, средства защиты от насекомых. Если одежда нарядная, она не должна мешать выполнению обязанностей волонтера
- соблюдают режим труда и отдыха
- при наличии хронических заболеваний информируют куратора и имеют при себе необходимые лекарственные средства и средства реабилитации
- в случае возникновения острого заболевания до или после начала мероприятия, препятствующего выполнению задач, отказываются от дальнейшего участия в мероприятии, о чем сразу информируют куратора

Чек-лист прессы

Куратор прессы проверяет, насколько фотографы, видеографы, пресса, операторы трансляции готовы к мероприятию:

1

Фотографы, видеографы, пресса, операторы трансляции на месте, проинструктированы, готовы к работе
2

Им показаны места для работы, отдыха, приема пищи
3

Они знают куратора и его номер телефона
4

Они получили на входе бейджи и приветственные наборы
5

Они прошли общий и личный инструктажи по своим обязанностям, знают своих волонтеров/помощников, провели с ними инструктаж
6

Зоны их ответственности и расписание распечатаны и висят в зоне, где они могут оставить свои вещи, а также выдано им или доступно онлайн
7

Проверено наличие и работоспособность оборудования

Чек-лист окончания события

Что нужно сделать в конце мероприятия, чтобы не испортить никому впечатление:

Вручите все подарки, призы, объявите результаты розыгрышей
Поблагодарите со сцены или лично всех участников события, ключевых спонсоров, артистов и ведущих. Не забудьте отдельно упомянуть тех, кто трудился над мероприятием: участников команды, волонтеров, художников, представителей площадки, фотографов и т. д.
Сделайте общее командное фото, а также командное фото волонтеров
Проверьте, что все гости покинули площадку
Подготовьте арендованное оборудование к сдаче, сдайте его и получите акт об отсутствии претензий
Если была договоренность о вывозе крупногабаритного мусора, то заберите его или проконтролируйте, чтобы это сделала клининговая служба; если организовывали раздельный сбор мусора, то сдайте мусор согласно правилам
Обойдите площадку и проверьте, все ли вы забрали. Уберите развешенную навигацию
Если вы нашли потерянные вещи, сфотографируйте их и разместите информационное сообщение о найденном

Все уроки

Вперед

Организация праздников и мероприятий

Онлайн-курс о том, как устроить запоминающееся событие.

Что вы получите
- 10 лонгридов с вертикальными видео и дополнительными материалами
- Авторская подача: просто, понятно и с юмором
- Свободное расписание: нет дедлайнов и сроков сдачи заданий
- Все материалы доступны сразу, можно начать обучение в удобное время
- Интерактивные задания после каждого урока
- Профессиональное видео и современная графика
- Быстрая связь с техподдержкой
- Сертификат о прохождении курса
Зачем
- Прокачать организаторские навыки
- Получить готовый алгоритм действий для последовательной и комфортной подготовки к празднику
- Вдохновиться и проявить творческий подход
- Порадовать семью и друзей

Запишитесь на курс, чтобы получить оповещение о старте. Обучение бесплатное

Записаться

В оформлении страницы использованы изображения www.freepik.com