7. Работа с помощниками и организаторами мероприятия
Курс «Организация праздников и мероприятий»
Подрядчики
Подрядчик — это человек, которого вы наняли для выполнения определенной работы. Для ивент-отрасли почти любой исполнитель работ является подрядчиком:
Декораторы и оформители мероприятия
Кейтеринг
Аренда любого оборудования: свет, звук, тенты, генераторы и др.
Ведущие мероприятия, артисты, музыканты, аниматоры
Транспортные компании
Рекламные агентства
Другие
В целом организатор мероприятия может почти любую задачу делегировать подрядчику или стороннему исполнителю. К сожалению, это не гарантирует грамотного выполнения задач. Чтобы работа с любым подрядчиком или исполнителем имела нужный вам результат, можно ориентироваться на следующий чек-лист.
Чек-лист работы с подрядчиком или исполнителем:
- 1Выявите ваши ожидания и поставьте целиЕсли вы не видите итогового результата, то исполнитель не сможет его достичь. Важно не питать иллюзий, ставить реалистичные цели и сроки. Дайте как можно более расширенную информацию про задачу, объясните, почему она важна. На этом же этапе закрепите ваши договоренности задачи, сроки, вознаграждения и др. Можно прописать их в мессенджере, а если мероприятие серьезное — заключить договор.
- 2Выберите правильного исполнителяЧтобы результат был гарантирован, у исполнителя должен быть опыт работы со схожими проектами, портфолио. Профессионалы всегда быстро присылают грамотно оформленные сметы или калькуляции, где понятно изложена стоимость товара или услуги. При обсуждении задачи вы можете оценить, насколько исполнитель понял ее суть, задав несколько контрольных вопросов, которые вы придумаете заранее. Также вы всегда можете попросить исполнителя объяснить, как он понял поставленную ему задачу.
- 3Сделайте инструкции и чек-листыЕсли ваш бюджет мал и вы попросили помочь вам «по знакомству», рекомендую заранее сделать инструкцию, как выполнять ту или иную задачу, со всеми процессами и требованиями. Для профессиональных подрядчиков такая мера может казаться излишней, но иногда лучше перестраховаться. Опишите, какого результата вы ожидаете, в виде чек-листа. Например, это может быть список ввозимого оборудования, схема расстановки мебели и др.
- 4Контролируйте процесс, но не переусердствуйтеДайте людям работать. Заранее договоритесь, на каких этапах вы будете проверять выполнение работы.
- 5Благодарите, соблюдайте договоренностиЕсли работа была комфортной, не забудьте отблагодарить так, как вы договаривались изначально. Из исключений здесь могут быть только надбавки за отличное выполнение. Признание заслуг сильно мотивирует к дальнейшему сотрудничеству.
Партнеры и спонсоры
Мероприятия могут сотрудничать с различными компаниями и людьми. Понятия «спонсор» и «партнер» легко перепутать. Спонсор — это тот, кто финансово вкладывается в ваше мероприятие. Партнер предоставляет какие-либо товары или услуги и также может помогать финансово.
Во всех случаях партнеры и спонсоры ждут равноценной отдачи, чтобы улучшить свой имидж, узнаваемость и повысить продажи.
Коммерческий партнер — это тот, кто даст деньги, а организатор за это предоставит определенный набор услуг, к примеру торговую зону или возможность поставить свою фотозону.
Во всех случаях партнеры и спонсоры ждут равноценной отдачи, чтобы улучшить свой имидж, узнаваемость и повысить продажи.
Коммерческий партнер — это тот, кто даст деньги, а организатор за это предоставит определенный набор услуг, к примеру торговую зону или возможность поставить свою фотозону.
Бартерный партнер — тот, с кем вы обмениваетесь чем-либо. Например, вы дадите партнеру 10 минут сценического времени для презентации его товара, а партнер предоставит вам подарки для розыгрыша в группе в соцсети и привлечения аудитории.
Информационный партнер — это тот, с кем вы обмениваетесь рекламой. В файле прикладываю несколько примеров партнерских пакетов, которые предлагает моя команда.
Информационный партнер — это тот, с кем вы обмениваетесь рекламой. В файле прикладываю несколько примеров партнерских пакетов, которые предлагает моя команда.
Работа с волонтерами
Событийные волонтеры или добровольцы — это люди, которые готовы безвозмездно помогать во время подготовки или на самом мероприятии.
Чтобы набрать волонтеров, лучше всего опубликовать объявление в соцсетях проекта. Если проект локальный, например в учебном заведении, размещайте объявление с QR-кодами о наборе волонтеров на информационных стендах, а также присылайте короткий зазывающий текст со ссылкой на набор в доступные чаты.
Волонтеры могут выполнять различные задачи. Уточните у всех пожелания, ожидания и возможности.
Задачи в команде распределяет куратор волонтеров. До того, как открыть набор, куратор согласовывает с остальными участниками команды, сколько нужно человек и в какие зоны. Также куратору высылается список задач по каждой зоне и ожидания от волонтера. На основе этих данных заполняется таблица, в которой затем конкретные волонтеры распределяются по зонам, составляется их расписание.
На самом мероприятии обязательно нужно организовать волонтерский штаб, где ребята смогут оставить свои вещи, отдохнуть, поесть. Также у каждого волонтера должно быть по 2−4 свободных часа для прогулки по мероприятию. За помощь мы всегда дарим волонтерам мерч фестиваля.
Задачи в команде распределяет куратор волонтеров. До того, как открыть набор, куратор согласовывает с остальными участниками команды, сколько нужно человек и в какие зоны. Также куратору высылается список задач по каждой зоне и ожидания от волонтера. На основе этих данных заполняется таблица, в которой затем конкретные волонтеры распределяются по зонам, составляется их расписание.
На самом мероприятии обязательно нужно организовать волонтерский штаб, где ребята смогут оставить свои вещи, отдохнуть, поесть. Также у каждого волонтера должно быть по 2−4 свободных часа для прогулки по мероприятию. За помощь мы всегда дарим волонтерам мерч фестиваля.
Форс-мажоры
Непредвиденные обстоятельства называются форс-мажорами. Они возникают внезапно и всегда в самый неподходящий момент. Они делятся на два типа: непреодолимые (например, стихийное бедствие или локдаун) и вполне преодолимые (например, болезнь ведущего, неготовая декорация и т. д.).
С первым типом нужно просто смириться, здесь вы не можете что-либо исправить. Просто извинитесь перед аудиторией и проведите мероприятие в более спокойные времена.
Что касается второго типа, то заранее подумайте про план «Б». Для этого у вас, как у хорошего организатора, должна быть вся информация по мероприятию. Не обязательно знать ее наизусть, но нужно иметь доступ ко всем файлам, материалам, договорам и контактам, с которыми работает команда. Непредвиденные обстоятельства требуют от нас хладнокровия и решительных действий.
С первым типом нужно просто смириться, здесь вы не можете что-либо исправить. Просто извинитесь перед аудиторией и проведите мероприятие в более спокойные времена.
Что касается второго типа, то заранее подумайте про план «Б». Для этого у вас, как у хорошего организатора, должна быть вся информация по мероприятию. Не обязательно знать ее наизусть, но нужно иметь доступ ко всем файлам, материалам, договорам и контактам, с которыми работает команда. Непредвиденные обстоятельства требуют от нас хладнокровия и решительных действий.
Дополнительные материалы
- 1«Партнерство и спонсорство в event-индустрии. Игра вдолгую» Наталия Франкель
- 2
- 3
- 4Что почитать еще про форс-мажоры:
- «Ивент-агентство „Альфа“ на грани краха. Правила построения эффективной сервисной компании»
- статья от «Ивентологии»
Организация праздников и мероприятий
Онлайн-курс о том, как устроить запоминающееся событие.
Что вы получите
- 10 лонгридов с вертикальными видео и дополнительными материалами
- Авторская подача: просто, понятно и с юмором
- Свободное расписание: нет дедлайнов и сроков сдачи заданий
- Все материалы доступны сразу, можно начать обучение в удобное время
- Интерактивные задания после каждого урока
- Профессиональное видео и современная графика
- Быстрая связь с техподдержкой
- Сертификат о прохождении курса
Зачем
- Прокачать организаторские навыки
- Получить готовый алгоритм действий для последовательной и комфортной подготовки к празднику
- Вдохновиться и проявить творческий подход
- Порадовать семью и друзей
В оформлении страницы использованы изображения www.freepik.com
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта