9. Что нужно сделать сразу после мероприятия?

После мероприятия не забудьте опубликовать благодарности всем, кто принял участие и посетил его. Обычно мы стараемся выпустить по одному посту про каждую категорию участников и отдельные посты про ключевых участников. Если времени для этого после фестиваля нет, то можно выпустить большой пост с благодарностью сразу всем.

Создайте отдельное обсуждение для отзывов еще в начале мероприятия. Чтобы люди охотнее оставляли отзывы, можно в конце квеста или другой активности, которую гости проходят с телефона, оставить ссылку на форму для отзывов. Они полезны, чтобы уловить настроение посетителей и увидеть сильные и слабые стороны мероприятия.

Здесь пример ветки отзывов с нашего мероприятия.

А вот пример репоста одного из отзывов, оставленного на личной странице участника.

Может показаться, что отзывы — это и есть обратная связь, но это, скорее, эмоциональные впечатления от мероприятия. А обратную связь лучше получить из структурированных ответов на вопросы, которые нужно написать заранее.

Сама обратная связь нужна для того, чтобы понять, как увидел мероприятие посетитель, и учесть то, что осталось незамеченным для вас. Таким образом, вы сможете сохранить и развить лучший опыт, сгладить недостатки и использовать новые приемы на следующих мероприятиях.

А здесь форма нашей обратной связи, которую мы собирали после фестиваля «Тридевятое» в Санкт-Петербурге. Она не идеальна, так как оптимизирована под наши конкретные задачи.

Метрики — это показатели, которых вы достигли.

Вот пример метрик для тех, кто хочет стать лучшим в своей сфере.

Опубликуйте, сколько гостей вас посетило, сколько было участников, какие получились охваты в интернете; сделайте репосты или отдельные посты с отзывами. Такие посты хорошо стимулируют и других посетителей написать про вас.

Опубликуйте итоги конкурсов и розыгрышей, многие их ждут. Часто бывает, что кто-то из победителей не смог забрать приз, сразу напишите, как ему быть в такой ситуации.

Вот пример поста с итогами конкурса.

Также не забудьте опубликовать фото- и видеоотчеты. Большинство посетителей и участников очень ждет фотографии, поэтому рекомендуем заранее оговаривать с фотографом сроки, качество и количество фотографий. Многие посетители ставят фотографии с мероприятий на аватарки, поэтому организаторы и фотографы иногда размещают на фотографиях водяные знаки или делают брендированные пресс-воллы и фотозоны. Моя команда всегда радеет за поддержание антуража, поэтому такой вид брендирования мы делаем максимально ненавязчивым.

Вот примеры с нашим названием в фотозоне.

Заранее договоритесь, кто будет забирать и далее раздавать или рассылать потерянные и забытые вещи.

Все найденные на мероприятии вещи мы складываем в одну коробку, что-то успеваем раздать еще во время мероприятия. Оставшееся оставляем в подсобке и договариваемся с площадкой, что хозяева могут забрать свои вещи оттуда в течение нескольких недель. Также можно отдать вещи одному человеку, который будет выдавать их самостоятельно. Потерянные вещи нужно сфотографировать и выложить в отдельный альбом, написать инструкцию, как их можно забрать. Если хозяева не вернулись за забытыми вещами в течение месяца, мы их утилизируем.

Может показаться, что отчеты нужны в первую очередь партнерам или какой-то проверяющей комиссии. Несомненно, им тоже нужно направить всю запрашиваемую информацию. Но на самом деле отчет нужен команде организаторов, чтобы сделать следующие события еще лучше.

Не забывайте про цели и ценности вашего проекта, посмотрите, все ли удалось реализовать. Если были ошибки, то какие, как можно было бы их избежать, лучшее ли решение вы приняли, чтобы их устранить?

Используйте данные от рекламы, а также ответы из форм обратной связи и при сборе метрик. Проанализируйте эти данные, составьте отчет и сделайте план по улучшению на будущее.

Самое главное, не забудьте претворить эти улучшения в жизнь при проведении следующего мероприятия.

Дайте отдохнуть себе и команде, организуйте корпоратив, сходите в кафе, на квест или в кино. Вам всем нужно поделиться эмоциями и пообщаться вживую, без спешки и дедлайнов. Так вы сможете поддержать здоровую атмосферу в коллективе.

На такие посиделки можно приглашать особо вовлеченных волонтеров, так как они могут в будущем стать частью вашей команды.