5. Формируем концепцию мероприятия. Часть 2
Курс «Организация праздников и мероприятий»
Работаем с форматами, бюджетом и локациями
Формат мероприятия
Один и тот же замысел, например День знаний, можно реализовать по-разному. Например, это мероприятие может пройти как концерт, серия мастер-классов, ярмарка, экскурсия по школе для новичков, фестиваль на улице, а может быть и онлайн. Формат — это способ реализовать идею мероприятия.
Выбор зависит от цели, аудитории и условий. Если у вас активные семиклассники — это одно. Если вы делаете камерное событие для родителей — это уже совсем другое.
Важно заранее продумать:
- Что будет в начале, а что в конце?
- Сколько времени займет каждый блок?
- Нужны ли перерывы?
- Как сделать так, чтобы людям было удобно и интересно?
Формат должен помогать, а не мешать. Он собирает все воедино: идею, программу, оформление, настроение… Также нужно учитывать бюджет.
Бюджет и его отсутствие
Хорошо, если на мероприятие есть бюджет: можно спокойно все запланировать, закупить нужное, позвать помощников. Но часто бывает иначе: денег мало или совсем нет. Это не повод отказываться от идеи, просто придется подумать, как сделать проще и умнее.
Как вести учет
Обычно бюджет считают в таблице. Вот что можно в ней записать:
-
На одной странице — доходы (например, взносы, помощь от школы или родителей) -
На другой — расходы (что покупаем и сколько это стоит)
Если мероприятие бесплатное, то доходы можно не считать, достаточно просто спланировать расходы.
Бюджета практически всегда не хватает. Это держит организаторов в тонусе. Есть два пути: сократить траты или найти финансовую помощь. Возьмите чек-лист и проверьте, все ли вы предприняли, чтобы снизить расходы на организацию вашего праздника. Скачать его можно в конце страницы.
Как можно заработать на мероприятии (если это уместно)
Если у вас есть идея, как честно и интересно собрать немного денег, вот примеры:
Главное — это не бояться считать и планировать. Даже если бюджет нулевой, можно сделать отличное мероприятие. Просто подстройте идею под возможности, попросите помощи и оставьте место для творчества.
А что с площадкой?
Выбрали идею и формат, продумали бюджет. Самое время подумать о площадке. Это может быть школьный холл, класс, сцена, двор, библиотека, выставочное пространство, парк или даже онлайн‑платформа.
Важно, чтобы площадка отвечала формату:
- Подходила по размеру
- Была удобна для гостей и участников
- Соответствовала настроению события
- Позволяла вам реализовать задуманное (включить звук, повесить декор, пригласить много людей или, наоборот, сохранить камерность)
Не бойтесь изучать локации вне школьных стен! Городские библиотеки, парки, дома культуры или даже старые отделения банков — вы можете найти десятки разных пространств для своего мероприятия. Главное — искать!
В идеале формат подбирают под площадку. Но в школьной практике зачастую все наоборот: вам дают актовый зал, спортзал или холл у гардероба, и нужно придумать, что можно сделать именно здесь.
Это не минус, а творческая задача. В спортзале можно устроить станционную игру, квест или творческую битву. В холле — сделать вечер настольных игр, маркет, интерактивную выставку. Даже обычный кабинет можно превратить в уютную студию или мастерскую.
Передать атмосферу даже самой непримечательной локации может декор.
Декор может сыграть роль «вау-эффекта» при проведении любого формата мероприятия. В первую очередь я рекомендую задуматься о создании подходящей по смыслу фотозоны.
Затем продумайте общий декор помещения. Декор не обязательно должен быть дорогим, можно использовать полевые цветы или сухостой, бумажные флажки или атласные ленты. Главное — создать нужное настроение
Затем продумайте общий декор помещения. Декор не обязательно должен быть дорогим, можно использовать полевые цветы или сухостой, бумажные флажки или атласные ленты. Главное — создать нужное настроение
Елизавета Шелковникова,
автор курса
Фотозону можно сделать из подручных материалов: например, ковров и разных винтажных вещиц из бабушкиной квартиры. Или чуть-чуть раскошелиться на ватман и печать фотографий.
Четкий план — финальный штрих
Когда идея, формат и площадка готовы, пора писать сценарий. Это не литературный текст, а четкий план действий с таймингом. Все участники команд будут пользоваться им прямо во время мероприятия, чтобы точно знать, что, где, когда происходит и кто за это ответственен.
В прошлом уроке вы уже работали с онлайн-таблицами, где распределяли задачи. Создайте в том же файле Excel второй лист «Сценарий ивента» и скопируйте туда шаблон сценария мероприятия. Попробуйте сами добавить в ячейки раскрывающиеся списки.
Если вы прошли все этапы этого урока, вы прекрасны! Ведь у вас есть концепция. Это не просто идея, а основа для действия. Вы знаете, зачем делаете мероприятие, кому оно нужно, как оно будет выглядеть, где пройдет, с каким настроением и в каком порядке.
Хорошая концепция — это когда все работает вместе: идея, место, формат, оформление, программа. Тогда событие становится цельным, живым и по-настоящему вашим.
Дополнительные материалы:
1. Чек-лист для выбора площадки мероприятия от «Инженеров События»
Подскажет, как выбрать место, где не пропадет музыка, не заблудятся гости и никто не останется без стула.
Подскажет, как выбрать место, где не пропадет музыка, не заблудятся гости и никто не останется без стула.
Организация праздников и мероприятий
Онлайн-курс о том, как устроить запоминающееся событие.
-
Что вы получите
- 10 лонгридов с вертикальными видео и дополнительными материалами
- Авторская подача: просто, понятно и с юмором
- Свободное расписание: нет дедлайнов и сроков сдачи заданий
- Все материалы доступны сразу, можно начать обучение в удобное время
- Интерактивные задания после каждого урока
- Профессиональное видео и современная графика
- Быстрая связь с техподдержкой
- Сертификат о прохождении курса
-
Зачем
- Прокачать организаторские навыки
- Получить готовый алгоритм действий для последовательной и комфортной подготовки к празднику
- Вдохновиться и проявить творческий подход
- Порадовать семью и друзей
Запишитесь на курс, чтобы получить оповещение о старте. Обучение бесплатное
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта