Курс «Организация праздников и мероприятий»

2. работа с командой

Команда для организации события
На старте создания мероприятия один или несколько организаторов озадачиваются сбором команды и распределением ролей. В норме в команде должен быть руководитель, который заранее знает финальный результат и будет вести команду к его осуществлению.
Сбор команды и правильное распределение ролей — это ключ к успеху любого мероприятия. Состав может разниться в зависимости от масштаба проекта. Для начала мы выявляем, какие процессы должны быть совершены, чтобы привести нас к итогу. Затем мы определяем, какой состав команды нам нужен для достижения наших целей.
В любом случае команда — это живой организм, состоящий из людей, поэтому его состав может видоизменяться при осуществлении деятельности и в зависимости от компетенций участников, и это нормально. Роли — это не отдельные люди, а обязанности. В случае больших проектов один человек может занимать одну роль, а когда мероприятие маленькое, организатор может отвечать буквально за все. Однако в такой ситуации лучше обратиться за помощью, например, к подрядчикам.
Пример: можно не готовить праздничный обед дома, а заказать еду — вот вы уже сняли с себя роль повара.
Пример с командой: ответственный за обеспечение обычно отвечает за аренду и покупку мебели, канцелярии и других расходных материалов, но в случае небольшой загруженности он также может взять на себя роль ответственного за питание и заключить договоры с кейтерингом, а также заказать еду для участников мероприятия и команды.
В любом случае руководителю нужно контролировать не только наличие ответственных в каждой команде и их результаты, но и то, чтобы один человек взял на себя слишком много ролей, ведь это может привести не только к неразберихе на мероприятии, но и к сильной перегрузке участника команды и последующему выгоранию.
Для примера — возможная схема команды для проведения КММ. Здесь не указаны конкретные роли, в идеале нужно самостоятельно их выявлять для каждого мероприятия и процесса при подготовке и проведении.
Организация работы команды
Если вы проводите мероприятие в первый раз или если мероприятие семейное или любительское, то вряд ли у вас есть возможность окружить себя командой профессионалов. Однако вы можете найти единомышленников среди своего окружения и тех, кто заинтересован в проекте.
До начала работы важно выявить все задачи команды и обрисовать их потенциальному участнику проекта. Конечно, иногда могут возникнуть незапланированные ситуации.
Каждый куратор/руководитель команды должен быть проактивным и знать все задачи своей команды, а не ждать, когда начальство даст ему отмашку.
Программы
Для постановки и контроля работы команды я рекомендую использовать программы-помощники. На практике для работы с небольшим проектом может быть достаточно онлайн-таблицы, в которой удобно расписать роли, контакты и обязанности участников команды, вести учет необходимого оборудования и расходников, контент-план, расписать спонсоров и партнеров и т. д.
Когда мы проводим фестивали, у нас всегда есть одна общая таблица со вкладками для всех, а также почти у каждой команды есть своя собственная таблица, данные из которой не нужны другим командам. Для работы с партнерами и спонсорами мы создаем презентации, а также пользуемся онлайн-документами.
Если вы планируете собирать какие-либо заявки или проводить опросы, научите команду работать с формами в Google или «Яндекс». Для контроля работы в больших командах рекомендую использовать любой удобный вам таск-менеджер; об их плюсах и минусах можно почитать в статье.
Контрольные точки
Чтобы не задавать одни и те же вопросы руководителям или участникам команды о выполнении различных задач, можно использовать систему отчетов, контрольных точек или спринтов. Для этого выделите в каждом процессе основные этапы, создайте дорожную карту, обсудите сроки и определите, когда та или иная задача должна быть готова.
Моя команда разрабатывала артбук, книгу с иллюстрациями, в комплекте с ней можно было приобрести дополнительный мерч — украшения, брелки, открытки и т. д. На примере этого проекта. Можно посмотреть дорожную карту (дорожную карту прилагаю).
При этом бывают задачи, которые можно делать только последовательно или параллельно. Например, сдать в печать раздаточную продукцию можно только после подготовки и утверждения макета. Это последовательный процесс. Параллельный процесс — это когда задачи могут совершаться одновременно. К примеру, мы можем одновременно приглашать спонсоров и партнеров, а также составлять список сообществ, где сможем дать рекламу.
Так как одни процессы «цепляют» другие, важно, чтобы все заинтересованные участники были осведомлены о сроках и могли в них вписаться. Поэтому лучше сделать это открытой информацией для всех участников, а не только для руководителя.
Сами точки можно выставлять вручную, например, в таблице или рабочем чате, но гораздо удобнее делать это в специальных таск-менеджерах, о которых мы упоминали ранее.
Заранее договоритесь с командой о том, что все сложности и вопросы должны сообщаться руководителю. Так вы успеете принять меры, пока не возникло проблем.
Для успешной работы команды важены люди с близкими ценностями, а также общие установки для команды. Примеры таких установок есть в статье Наталии Франкель.
  • «Босс бесподобный: Босс бесполезный», Иммельман Рэймонд, или лайт-версия
  • «HR-квест. Как сделать сотрудников адвокатами бренда» Михаил Воронин, Наталья Тихнонова, Дарья Кабицкая
  • «45 татуировок менеджера. Правила российского руководителя» Максим Батырев)
Организация праздников и мероприятий
Онлайн-курс о том, как устроить запоминающееся событие.
  • Что вы получите

    • 10 лонгридов с вертикальными видео и дополнительными материалами
    • Авторская подача: просто, понятно и с юмором
    • Свободное расписание: нет дедлайнов и сроков сдачи заданий
    • Все материалы доступны сразу, можно начать обучение в удобное время
    • Интерактивные задания после каждого урока
    • Профессиональное видео и современная графика
    • Быстрая связь с техподдержкой
    • Сертификат о прохождении курса
  • Зачем

    • Прокачать организаторские навыки
    • Получить готовый алгоритм действий для последовательной и комфортной подготовки к празднику
    • Вдохновиться и проявить творческий подход
    • Порадовать семью и друзей
Запишитесь на курс, чтобы получить оповещение о старте. Обучение бесплатное
В оформлении страницы использованы изображения www.freepik.com
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта