3. Формируем концепцию мероприятия

Для успешного проведения мероприятия требуется сформировать концепцию. Обычно концепция — это документ или файл, где прописаны ценности, цели и задачи проекта, а также способы их достижения. Основная задача концепции — донести идею мероприятия так, чтобы все участники события прочувствовали «максимальное погружение», а цели мероприятия были достигнуты.

Формат мероприятия при этом определяется исходя из вашего видения, то есть если мероприятие обучающее, то смотрите, какие есть классические и современные форматы, наиболее подходящие для донесения и усвоения информации. Если мероприятие развлекательное, то подумайте, какой формат будет удобен участникам, а какой зрителям, сколько всего будет людей. И на основании этой информации выберите подходящий формат.

Не бойтесь приступать к формированию концепции и выбору формата. Мероприятие не обязано в итоге в точности уложиться в рамки, которые вы зададите в самом начале. Концепция — это ваш помощник и опорный план для наполнения мероприятия. Вы можете вносить правки, которые будут вам необходимы.

Обычно я формирую концепцию в формате презентации для потенциальных спонсоров, участников и партнеров. В ходе работы над ней я решаю несколько важных вопросов, речь про которые пойдет в следующих пунктах.

Необходимо выбрать лучшую дату и длительность мероприятия, а также определить, сколько времени необходимо для подготовки.

Когда я определяю время на подготовку, то обычно иду от конца к началу. Это один из способов проектной подготовки. Составляю дорожную карту или план-график, отталкиваясь от того, когда то или иное действие должно привести к результату и быть закончено. На данном этапе важно заложить все этапы, согласования, даже те, на которые мы не сможем повлиять.

Если вы проводите бесплатное мероприятие и не получаете от него никаких средств, то вторая вкладка вам не нужна.

Бывает такое, что на выбранный формат у вас не хватает бюджета. В таком случае есть два основных варианта: сокращать расходы или получить дополнительное финансирование. В обоих случаях есть много нюансов, как можно повлиять на итоговый результат.

В случае, если вы сокращаете расходы, то посмотрите на мероприятие глазами посетителя: вполне возможно, часть активностей, которые вы придумали, не так важны для ваших гостей, и их можно смело упразднять.

При выборе площадки ориентируйтесь на формат мероприятия. Она должна соответствовать вашим целям и задачам, быть комфортной для гостей внутри и удобно расположена. Есть множество нюансов по выбору и подготовке площадки. Самый удобный, на мой взгляд, чек-лист можно посмотреть на сайте петербургских «Инженеров События».

Скорее всего, вам понадобится далеко не все из этого списка, однако он точно поможет максимально ответственно подойти к выбору и подготовке площадки.

Из моих рекомендаций: если ваше мероприятие развлекательное и подразумевает бесплатный вход, то можно провести его в бюджетном учреждении. Например, сейчас многие библиотеки сотрудничают с музыкальными группами и начинающими ивент-специалистами.

Также в разных районах и городах России есть подростково-молодежные центры, дворцы молодежи, коворкинги, такие как «Просто», где можно провести мероприятие, нацеленное на молодежь от 16 до 35 лет. В зависимости от формата вы можете обратиться к разным площадкам, но на всех из них можно проводить лекции, семинары, мастер-классы, выступления, встречи и другие мероприятия с бесплатным входом.

Декор может сыграть роль вау-эффекта при проведении любого формата мероприятия. В первую очередь я рекомендую задуматься о создании подходящей по смыслу фотозоны.

Во вторую — продумайте общий декор помещения. Декор не обязательно должен быть дорогим, можно использовать полевые цветы или сухостой, бумажные флажки или атласные ленты. Главное — создать нужное настроение.