Курс «Организация праздников и мероприятий»

3. КОНЦЕПЦИЯ И ФОРМАТ СОБЫТИЯ

Концепция и формат мероприятия
Для успешного проведения мероприятия требуется сформировать концепцию. Обычно концепция — это документ или файл, где прописаны ценности, цели и задачи проекта, а также способы их достижения. Основная задача концепции — донести идею мероприятия так, чтобы все участники события прочувствовали «максимальное погружение», а цели мероприятия были достигнуты.
Формат мероприятия при этом определяется исходя из вашего виденья, то есть если мероприятие обучающее, то смотрите, какие есть классические и современные форматы, наиболее подходящие для донесения и усвоения информации. Если мероприятие развлекательное, то подумайте, какой формат будет удобен участникам, а какой зрителям, сколько всего будет людей. И на основании этой информации выберите подходящий формат.
Не бойтесь приступать к формированию концепции и выбору формата. Мероприятие не обязано в итоге в точности уложиться в рамки, которые вы зададите в самом начале. Концепция — это ваш помощник и опорный план для наполнения мероприятия. Вы можете вносить правки, которые будут вам необходимы.
Обычно я формирую концепцию в формате презентации для потенциальных спонсоров, участников и партнеров. В ходе работы над ней я решаю несколько важных вопросов, речь про которые пойдет в следующих пунктах.
Чаще всего я включаю в концепцию:

  • Тематику мероприятия
  • Цели и ценности проекта
  • Портреты ЦА
  • Количество участников и гостей
  • Предполагаемую площадку и формат проведения
  • Список потенциальных участников программы, партнеров, гостей и СМИ, если есть возможность такой составить
Также я обязательно описываю предполагаемые активности на мероприятии, наличие декора; затрагиваю тему питания (будет ли оно, какое, в каком формате, можно ли приносить свое и т. д.).
При выборе формата и формировании концепции не забывайте про:
  • Понятность и актуальность
    Доступность идеи для ваших гостей и участников.
  • Уникальность
    Не нужно проводить то, что было уже 10 раз за последний год, это не актуально.
  • Гармоничность и всесторонность
    Подчеркивайте свою идею в целом и в мелочах. От музыки, интерактива и странички в интернете до вывески на входе и напитков.
Дата и время, сроки подготовки для проведения мероприятия
Тайминг («Тайм-Драйв», Глеб Архангельский)
Необходимо выбрать лучшую дату и длительность мероприятия, а также определить, сколько времени необходимо для подготовки.
Когда я определяю время на подготовку, то обычно иду от конца к началу. Это один из способов проектной подготовки. Составляю дорожную карту, или план-график, отталкиваясь от того, когда-то или иное действие должно привести к результату и быть закончено. На данном этапе важно заложить все этапы, согласования, даже те, на которые мы не сможем повлиять.
  • Например:
    на мероприятии должны выступить артисты. Но до этого мы должны сделать анонс об их выступлении, согласовать технический и бытовой райдер, время и длительность выступления, внести артистов в расписание, а также сверстать и распечатать расписание для раздаточной продукции. Выходит, что приглашение артистов может занять час, однако последующие действия могут растянуться на недели, поэтому важно спланировать время заранее.
Для выбора лучшей даты для начала нужно понять, сколько минимально времени понадобится на подготовку. Лучше запланировать мероприятие с запасом времени.
Бюджет и его отсутствие
Что делать если бюджета нет. Варианты для проведения мероприятия дома, в бюджетном учреждении или на бартерных условиях. Как рассчитать, что нужно и ничего не забыть.
Я просчитываю бюджет мероприятия в онлайн-таблице с тремя вкладками. На первой вкладке — предполагаемые доходы, на второй — расходы, на третьей — подсчет маржинальности. Маржинальность — это та разница, которую мы получим, если вычтем из полученной прибыли себестоимость. В третьей вкладке у меня достаточно много формул, которые легко сбить, поэтому я предоставлю вам первые две вкладки, которые нужны для планирования бюджета мероприятия. Конечно, ваши пункты доходов и расходов могут отличаться, поэтому что-то можно вычеркнуть, а что-то добавить.
Если вы проводите бесплатное мероприятие и не получаете от него никаких средств, то вторая вкладка вам не нужна.
Бывает такое, что на выбранный формат у вас не хватает бюджета. В таком случае есть два основных варианта: сокращать расходы или получить дополнительное финансирование. В обоих случаях есть много нюансов, как можно повлиять на итоговый результат. Приведу несколько примеров.
В случае, если вы сокращаете расходы, то посмотрите на мероприятие глазами посетителя: вполне возможно часть активностей, которые вы придумали, не так важны для ваших гостей, и их можно смело упразднять.
Вот примеры сокращения расходов:
Привлеките волонтеров на определенные виды деятельности
Например, доставка, изготовление простого декора, контроль на входе, написание статей и множество других нужных задач.
Смените площадку проведения
Если площадка дорогая и имеет арендную стоимость, есть смысл поискать бесплатную или более дешевую площадку.
Откажитесь от больших затрат
Например, заменить дорогие декорации или дорогое зрелищное шоу на что-то проще. Или печатную продукцию из типографии заменить на онлайн-материалы, это и дешевле, и экологичнее.
Одолжите для мероприятия все, что можете
Главное — проверьте, чтобы доставка не оказалась дороже, чем аренда.
Договоритесь о бесплатной рекламе, запустите «сарафанное радио»
Рассмотрите разные варианты меню если на мероприятии предусмотрено питание
Однако не слишком увлекайтесь: еда должна быть качественной.
Пересмотрите формат события
Например, уменьшите количество гостей или полностью уберите/замените какие-либо активности, не укладывающиеся в бюджет.
Конечно, мы все хотим идеальное мероприятие, но стоит быть реалистами. Чтобы оставалась возможность осуществить лучшие задумки, на разных мероприятиях по-разному получают доходы. Рассмотрим основные статьи и то, как улучшить показатели по ним:
  • Продажа билетов — часто одна из основных статей доходов
    Можно сделать различные категории с различным временем входа, входными подарками и занимаемыми местами.
  • Питание
    Если мы говорим о дне рождения или свадьбе, то здесь не должно быть никакого платного питания, однако на бесплатном концерте можно продавать закуски и напитки или же предоставить платное место для выездной кофейни.
  • Аренда
    На мероприятии можно предоставить платное место или столик для магазинов, лавочек с товарами ручной работы.
  • Мерч
    Это различная атрибутика, связанная с мероприятием: значки, открытки, футболки, шопперы и т. д. Тут важно посчитать, сколько примерно аудитория готова купить, чтобы не остаться в минусе.
  • Платные интерактивы
    Такие развлечения встречаются не только на таких платных мероприятиях, как аукционы, лотереи и розыгрыши на фестивалях, но и на семейных мероприятиях. Например, часто денежные конкурсы бывают на свадьбах, где вся «выручка» идет молодоженам.
Конечно, это не все способы. Самое главное — вдумчиво посмотреть на ваш бюджет и принять важные решения.
Площадки для проведения
При выборе площадки ориентируйтесь на формат мероприятия. Она должна соответствовать вашим целям и задачам, быть комфортной для гостей внутри и удобно расположена. Есть множество нюансов по выбору и подготовке площадки. Самый удобный, на мой взгляд, чек-лист можно посмотреть на сайте петербургских «Инженеров События».
Скорее всего, вам понадобится далеко не все из этого списка, однако он точно поможет максимально ответственно подойти к выбору и подготовке площадки.
Из моих рекомендаций: если ваше мероприятие развлекательное и подразумевает бесплатный вход, то можно провести его в бюджетном учреждении. Например, сейчас многие библиотеки сотрудничают с музыкальными группами и начинающими ивент-специалистами. Также в разных районах и городах России есть подростково-молодежные центры, дворцы молодежи, коворкинги, такие как «Просто», где можно провести мероприятие, нацеленное на молодежь от 16 до 35 лет. В зависимости от формата вы можете обратиться к разным площадкам, но на всех них можно проводить лекции, семинары, мастер-классы, выступления, встречи и другие мероприятия с бесплатным входом.
Декор
Декор может сыграть роль «ВАУ» эффекта при проведении любого формата мероприятия. В
первую очередь я рекомендую задуматься о создании подходящей по смыслу фотозоне.
Организация праздников и мероприятий
Онлайн-курс о том, как устроить запоминающееся событие.
  • Что вы получите

    • 10 лонгридов с вертикальными видео и дополнительными материалами
    • Авторская подача: просто, понятно и с юмором
    • Свободное расписание: нет дедлайнов и сроков сдачи заданий
    • Все материалы доступны сразу, можно начать обучение в удобное время
    • Интерактивные задания после каждого урока
    • Профессиональное видео и современная графика
    • Быстрая связь с техподдержкой
    • Сертификат о прохождении курса
  • Зачем

    • Прокачать организаторские навыки
    • Получить готовый алгоритм действий для последовательной и комфортной подготовки к празднику
    • Вдохновиться и проявить творческий подход
    • Порадовать семью и друзей
Запишитесь на курс, чтобы получить оповещение о старте. Обучение бесплатное
В оформлении страницы использованы изображения www.freepik.com
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта