3. Команда для праздника: как работать вместе без ссор и провалов
Курс «Организация праздников и мероприятий»
Организовать праздник одному сложно. Даже если ты талантливый, активный и не спишь ночами, времени не хватит. Надо звать гостей, настраивать технику, готовить декор, выкладывать анонсы в соцсети. Все это легче и веселее вместе с коллективом.
Настоящая команда — это не люди на подхвате. Это когда каждый отвечает за свое и поддерживает других. Тогда подготовка становится не каторгой, а делом, которым гордишься.
Кто в команде что делает
Чтобы не было путаницы, каждый должен знать, за что он отвечает. Главный организатор следит за подготовкой, распределяет задачи и отвечает за общий результат. Ему помогает координатор или менеджер: контролирует сроки, напоминает о делах, собирает всю информацию в одном месте.
Есть и другие важные участники команды:
Роль
Коротко
Что делает
Кому подойдет
Главный организатор
Главный
Формулирует идею, распределяет задачи, следит за сроками
Тому, кто видит картину целиком, умеет решать конфликты и не боится ответственности
Координатор
Правая рука
Проверяет ход задач, напоминает о дедлайнах, держит информацию в порядке
Педанту, который любит чек-листы и структуру, спокойно реагирует на хаос
Оформитель
Художник
Создает визуальную концепцию: сцена, баннеры, фотозона
Креативному человеку, который любит рисовать, замечает детали, знает, где искать вдохновение
Техник
Звук + свет
Настраивает колонки, микрофоны, проекторы, включает музыку и свет по сценарию на самом мероприятии
Логичному человеку, который любит «железо», спокойно ковыряется в проводах
SMM-специалист (PR)
Глаз публики
Делает посты, истории, отвечает на комментарии
Общительному человеку, который сидит в соцсетях, умеет коротко и ярко писать
Ведущий
Голос события
До мероприятия общается с главным организатором, другими участниками команды и готовит сценарий. На ивенте держит контакт с аудиторией, объясняет, что происходит
Энергичному человеку, который не боится сцены, умеет импровизировать
Фотограф/видео
Память
Снимает фото и видео, делает монтаж. Это могут быть два разных человека
Визуалу, который любит кадры и ракурсы, знает основы обработки
Ответственный за партнеров (HR)
Дипломат
Договаривается о локации, подарках, спонсорах
Тому, кто умеет вежливо просить, аргументировать выгоду, держать слово
Волонтеры
Быстрые руки
Необходимы на масштабных мероприятиях. Встречают гостей, решают мелкие задачи на площадке
Дружелюбным, быстро ориентирующимся, готовым делать «что угодно, лишь бы помочь»
В небольшой команде роли могут совмещаться. Один человек может и афишу сделать, и посты написать. Главное — заранее договориться, кто и за что в ответе.
Где взять команду
Если у вас уже есть друзья, с которыми вы делали проекты или выступали, начинайте с них. Но если вы никогда раньше не собирали команду, не переживайте.
1. Сформулируйте задачу
Подумайте, зачем вам команда и для чего вы будете собираться. Напишите это коротко, например:
«Готовлю школьный праздник. Нужны те, кто хочет сделать что-то классное вместе: афиши, музыка, организация».
2. Определите, кого ищете
Даже если не знаете имен, напишите тип людей:
«Ищу: оформителя, техника, человека по соцсетям»
3. Расскажите о задаче понятно и честно
Напишите в общий чат класса, кружка, студсовета или в школьную группу «ВКонтакте». Укажите:
- сколько времени займет участие (реально)
- зачем это нужно (весело, опыт, портфолио)
- что будет в конце (мероприятие, благодарности, фото)
«Привет! Организую праздник в актовом зале. Нужно 2−3 человека: помочь с афишей, постами и музыкой. Работа — 1−2 встречи и немного онлайн. Все распределим!»
4. Обратитесь к взрослым
Подойдите к учителю, педагогу, классному руководителю. Скажите:
«Хочу сделать мероприятие, посвященное дню рождения школы, но пока я один. Можете посоветовать кого-то в команду?»
5. Соберите первых двух
Часто команда собирается не сразу. Вам достаточно 1−2 человек, чтобы начать. Остальные подтянутся, когда увидят, что процесс движется.
Счастливая команда, которую собрали по урокам этого курса.
Подготовка стенда к фестивалю фантастики, кино и науки «Старкон», 2018 г.
Собирая команду, важно быть честным: сразу скажите, сколько времени займет подготовка и зачем нужно ваше мероприятие. Это отсеет тех, кто просто хочет посидеть в чате или официально пропустить урок. И не бойтесь брать тех, кто не все умеет. Главное — это желание учиться и готовность брать ответственность.
Где и как общаться с командой
Вам не обязательно нужны сложные CRM-системы. Важна доступность и понятность. Вот что работает:
-
Telegram/«ВКонтакте» — чат, звонки, голосовые сообщения -
«Яндекс 360»/Buildin.AI/сервисы Google (Docs, Sheets, Calendar) — документы, таблицы, календарь - «ПланФикс» — отслеживание задач и сроков
- «VK Доска», Miro — доски с идеями, схемы зала
- «Облако» Mail.ru/«Яндекс.Диск» — фото, видео, афиши
- «Яндекс Телемост» — если нужно обсудить что-то голосом
Не кидайте файлы в чат, они теряются. Создайте одну папку с документами, дайте всем доступ и закрепите ссылку в чате. Тогда не будет 10 версий с длинными названиями вроде «Афиша_точно_финал_новый». Для совместной работы подойдут «Яндекс 360», Google Docs или Buildin.AI, так у всех будет актуальная версия.
Формула успеха
Договоренности + уважение + готовность импровизировать
Договоренности
Даже если у вас отличный коллектив, без четких договоренностей все развалится. Чтобы этого не случилось, обсудите на старте:
- Кто и за что отвечает
- За что вы точно не отвечаете
- Где общаетесь (чат в Telegram/VK)
- Где лежат документы и файлы
- Когда созвоны и дедлайны
Один человек — координатор — может вести таблицу: задача → ответственный → срок → статус. Это не скучно, а удобно. Через нее видно, что уже сделано, а что «горит».
Уважение
Команда держится не только на задачах и дедлайнах. Люди работают лучше, когда чувствуют, что их уважают. Похвала в чате, мем про дедлайн, чай после репетиции — мелочи, которые создают атмосферу внутри вашего коллектива. Если ее нет, люди отрабатывают и расходятся.
Любая команда объединена общими целями и ценностями. Иногда концепция мероприятия им противоречит. Например, мы с командой создаем литературные ивенты. Нам поступил заказ на проведение стимпанк-фестиваля (это не близкая нам тема). С одной стороны, это играет нам на руку: мы можем привести новую аудиторию. Но с другой, может демотивировать команду и сказаться на качестве мероприятия. Мы нашли компромисс: вплели в стимпанковский сюжет рассказы Жюля Верна и организовали классный фестиваль
Елизавета Шелковникова,
автор курса
Неважно, какая у вас роль в команде: создавайте атмосферу осознанно. Попробуйте:
Веселье в процессе работы — это полезно. Тогда атмосфера держится даже под давлением дедлайнов. Когда в команде уютно и смешно, люди не просто закрывают задачи, а они наслаждаются процессом и сами зовут друг друга на следующее мероприятие.
Готовность импровизировать
Если все идет не по плану, оставайтесь взрослыми.
Главное правило кризиса: не ищите виноватого, ищите решение.
Определите, кто берется за выполнение задачи (кто быстрее и лучше с этим справится). Свяжитесь с этим человеком, поставьте четкое техзадание и дедлайн. Помните: нет нерешаемых вопросов!
Формула успеха
Времени всегда меньше, чем кажется. Праздник через месяц? Этот месяц пролетит очень быстро. Если не начать заранее, потом все навалится разом.
Разбивайте задачи. Из большого и абстрактного «подготовить праздник» делайте: «написать текст для поста», «найти скотч», «распечатать таблички». Каждой задаче назначайте срок и ответственного.
Важно: если кто-то не успевает, пусть говорит об этом сразу. Не надо скрывать. Лучше передать задачу заранее, чем спасать в последний момент.
Чем «делать» отличается от «сделать»?
«„Сделать“ — значит получить результат к заданному сроку и с заданным качеством. Есть нужный результат — сделано, нет результата — не сделано. Все остальное не имеет отношения к „сделыванию“. Совсем. Даже если получить результат помешала комета, взорвавшая Землю, задание все равно будет не сделано. Причина не имеет значения. „Сделать“ — булева функция, возвращает 0 или 1».
Николай Товеровский
После мероприятия не разбегайтесь
Праздник прошел? Ура! Но это не конец. Как минимум поблагодарите друг друга. Даже просто в чате:
«Ребята, вы лучшие. Без вас бы не вышло!»
А подробнее о том, что необходимо сделать после завершения мероприятия, читайте в уроке 9.
Кейс-тренажер: «Техник выбыл, микрофоны молчат»
Ситуация. До школьного фестиваля остаются ровно сутки. Вечером вы, координатор, получаете сообщение:
«Прости, заболел. Прийти не смогу. Микрофоны и колонки еще не настроены».
«Прости, заболел. Прийти не смогу. Микрофоны и колонки еще не настроены».
Не листайте вниз, пока не заполните поля: так тренажер работает честно.
Кому первому сообщите? Почему именно этому человеку?
Три действия в течение часа. Что сделаете и в каком порядке?
Как поймете, что все под контролем? Какие признаки дадут «зеленый свет»?
Скачайте чек-лист «Экстренный Plan B» и изучите, что делать, если у товарища по команде произошел форс-мажор.
Дополнительные материалы:
1. Тест «Какой ты организатор?»
Узнай, какая роль в команде подходит вам!.
2. Шаблон для распределения обязанностей в команде
Такая таблица — это не просто порядок. Это то, что спасает от недопонимания и лишних нервов. Если будешьте ее вести, команда скажет вам «спасибо». И вы скажете себе «спасибо» через неделю.
Узнай, какая роль в команде подходит вам!.
2. Шаблон для распределения обязанностей в команде
Такая таблица — это не просто порядок. Это то, что спасает от недопонимания и лишних нервов. Если будешьте ее вести, команда скажет вам «спасибо». И вы скажете себе «спасибо» через неделю.
Организация праздников и мероприятий
Онлайн-курс о том, как устроить запоминающееся событие.
-
Что вы получите
- 10 лонгридов с вертикальными видео и дополнительными материалами
- Авторская подача: просто, понятно и с юмором
- Свободное расписание: нет дедлайнов и сроков сдачи заданий
- Все материалы доступны сразу, можно начать обучение в удобное время
- Интерактивные задания после каждого урока
- Профессиональное видео и современная графика
- Быстрая связь с техподдержкой
- Сертификат о прохождении курса
-
Зачем
- Прокачать организаторские навыки
- Получить готовый алгоритм действий для последовательной и комфортной подготовки к празднику
- Вдохновиться и проявить творческий подход
- Порадовать семью и друзей
Запишитесь на курс, чтобы получить оповещение о старте. Обучение бесплатное
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта